O que é melhor: contratar ou desenvolver um software próprio para gestão da cadeia de fornecimento agrícola?

Nos últimos anos, observa-se a tendência crescente de digitalização das atividades agrícolas pelas empresas e cooperativas do AGRO que beneficiam ou processam alimentos produzidos à campo por fornecedores. Uma vez que os processos industriais e financeiros geralmente já estão informatizados por ERPs, chega o momento de digitalizar a produção à campo. Aqueles que ainda não realizaram, provavelmente farão em algum momento. 

Além dos desafios encontrados na forma tradicional, através da coleta de dados e gestão feita em papel e planilhas, os clientes exigem cada vez mais normas a serem cumpridas, comprovadas através de certificações. E assim, o dispêndio de energia e tempo com burocracias, retrabalhos e falta de eficiência acaba sendo um desfoco das operações que realmente importam para a empresa, e este custo pesa na competitividade da empresa perante o mercado.

Entretanto, quando finalmente se decide por digitalizar o setor AGRO da cadeia, os gestores podem podem se deparar com dúvidas sobre o quê deve-se fazer:

• Desenvolver uma ferramenta com o próprio time de TI da empresa?
• Contratar uma software-house (empresa que cria softwares) para desenvolver sob medida para a necessidade?
• Contratar a licença de uma ferramenta online via assinatura que já está disponível no mercado (os chamados SaaS – Software as a Service)?

Para ajudar na decisão, deve-se comparar as principais vantagens e desvantagens de cada estratégia.

1 Custo inicial

Desenvolver a própria ferramenta

Para desenvolver uma plataforma completa que fique disponível para uso no computador e em diferentes celulares (Android e iOS), funcionando sem internet, será necessário contar com uma equipe multidisciplinar, que domine diferentes tecnologias de desenvolvimento. 

Para gestão da equipe de desenvolvedores, deve-se considerar desafios atuais da área de TI como rotatividade dos funcionários, escassez na mão de obra e o alto custo de desenvolvedores sêniors, por serem muito disputados. A empresa também vai dispender tempo dos seus profissionais internos para auxiliarem a levar os desafios de suas áreas para que os analistas projetem um programa e a equipe de TI desenvolva.

Ou seja, demanda um projeto complexo que envolve grande comprometimento de diferentes áreas e um orçamento que possa ser maleável, caso haja quebras de expectativa.

Contratar empresa para desenvolver

Ao encomendar um software, geralmente é necessário desembolsar uma boa quantia para o investimento logo na partida e pagar o resto do valor ao longo do desenvolvimento. Acaba sendo uma despesa para custear uma ferramenta que ainda nem existe e pode demorar para ficar pronta. 

Pode ser difícil justificar internamente este alto dispêndio de recursos, considerando o tempo de espera para usufruir integralmente do produto. Além disso, empresas de software acertam o escopo do projeto e o executam, e, após a entrega, qualquer atualização é cobrada.

Contratar ferramenta disponível no mercado

Geralmente, o SaaS não terá um custo inicial significativo, pois o pagamento é feito por licenças por tempo de uso. Algumas empresas de software podem cobrar valor de implementação do sistema, mas para implementar a Plataforma Demetra, a ELYSIOS cobra somente a capacitação dos usuários.

Ao contratar uma ferramenta que já existe, é possível testá-la para garantir que atenderá a demanda. Para justificar o investimento internamente, apresentar para os gestores uma ferramenta que está em pleno funcionamento ajuda no convencimento. Isso representa grande flexibilidade e baixíssimo risco no caso de desistência.

2 Custo de oportunidade (esperar até ficar pronto)

Em um mundo de transformações cada vez mais rápidas, o provérbio “tempo é dinheiro” nunca foi tão presente. Logo, cada mês em que deixamos de ter a ferramenta que precisamos representa uma maior despesa com gestão, mão de obra, menor aptidão pra tomar a melhor decisão, e claro, deixar de ser competitivo. 

Por isso, considerar o “tempo de espera” para usar a desejada ferramenta é um atributo muito importante ao escolher onde buscar essa ferramenta.

Desenvolver a própria ferramenta

Na prática, deve-se reunir as partes interessadas na criação do software para entender e definir os requisitos, e então criar o projeto, validar, prototipar, criar base de dados, reuniões de alinhamento e aprovações com o time… Não é um trabalho simples. E os desafios que aparecem no caminho podem acabar atrasando o lançamento da ferramenta, quebrando expectativas.

Depois que a ferramenta for lançada, vai iniciar a validação na mão dos usuários, que é onde geralmente aparecem outras demandas: bugs a serem corrigidos, melhorias na usabilidade… É por isso que algumas ferramentas demoram anos para ficar prontas, e algumas nem mesmo chegam a ser lançadas, pois eventualmente percebe-se que não vale a pena seguir no projeto pela alta complexidade.

Contratar empresa para desenvolver

Quando se contrata uma empresa para desenvolver o software, algumas etapas ficam mais simplificadas, mas ainda assim existe a demanda do constante alinhamento quanto aos requisitos do projeto, andamento e expectativas. 

É importante que haja uma ótima comunicação entre o contratante e o contratado para garantir que o resultado final será como o esperado, pois existem inúmeras formas de executar a mesma funcionalidade: lógica de programação, interface, conexões dentro da ferramenta… 

Então, o tempo de espera para se ter uma ferramenta plenamente funcional também costuma ser alto, pois mesmo depois do lançamento ainda vão existir os refinamentos e ajustes até ficar “cem por cento”.

Contratar ferramenta disponível no mercado

Ao encontrar uma ferramenta que está em operação há anos, boa parte do caminho já foi encurtada, porque a ferramenta já existe e está sendo validada e “estressada” por diversos usuários há bastante tempo. Pode haver a necessidade de cocriar funcionalidades ou recursos junto com o fornecedor, mas os principais recursos já estão disponíveis para colocar a ferramenta à campo.

Isto representa um enorme ganho de tempo e competitividade, pois a implementação pode ocorrer em poucas semanas e logo colher os frutos, sem a responsabilidade de conduzir um grande projeto.

3 Manutenção e atualização

Quando se fala em tecnologia, sabemos que surgem novidades a cada dia. Portanto, o software que se utiliza não pode parar no tempo e ser exatamente igual àquele que foi criado há meses ou anos atrás, pois provavelmente ficará obsoleto.

Por melhor que seja um software, sempre haverá oportunidade de implementar melhorias através das atualizações. Eventualmente podem aparecer também alguns bugs (falhas) que precisem ser corrigidos, identificados durante o uso da ferramenta.

Portanto, a continuidade do trabalho em cima de um programa depois de lançado é um ponto muito importante.

Desenvolver a própria ferramenta

Para garantir o bom funcionamento e aprimoramentos nos sistemas desenvolvidos internamente, deve-se manter uma equipe de desenvolvedores focados em garantir atualizações e correção de erros. 

Ainda assim, dependendo do nível de experiência da equipe com softwares, os problemas que aparecerem podem ser inéditos e demandar mais tempo que o desejado para serem resolvidos. Manter uma equipe especializada nisso representa custos fixos recorrentes para a empresa que podem encarecer o projeto.

A mesma atenção deve-se ter quando se pensa em atualizações: a equipe deve estar constantemente em contato com os usuários para entender as necessidades e desenvolver novos recursos, para que a ferramenta não fique obsoleta. 

Em alguns casos, a plataforma inicialmente desenvolvida pode ficar tão obsoleta que se faz necessário começar um novo projeto, com uma novas tecnologias e linguagens de programação. Ou seja, perder todo trabalho realizado e começar tudo de novo.

Contratar empresa para desenvolver

A realização de manutenções e aprimoramentos em ferramentas contratadas normalmente são cobradas à parte. A agilidade para resolução de falhas no software precisa ser questionada, pois deve haver uma equipe pronta para resolver problemas o mais rápido possível.

Quanto a implementação de atualizações, elas são cobradas à parte, e em alguns casos, a empresa contratada pode optar por não desenvolver funcionalidades solicitadas devido à complexidade e especificidade da demanda, ou por não dominar a tecnologia necessária para o desenvolvimento. 

Ou seja, nem sempre será acessível otimizar o sistema para acompanhar as novidades tecnológicas ou acrescentar novos recursos.

Contratar ferramenta disponível no mercado

As plataformas de SaaS não repassam custos de manutenções para o cliente, pois as despesas já estão incluídas no valor da licença. Além disso, prezam por resolver situações o mais rápido possível, pois sabem que se não garantirem que a ferramenta disponibilizada apresente bom funcionamento e constantes atualizações, o cliente não vai renovar o contrato.

Inclusive, algumas empresas de SaaS baseiam os próximos passos do desenvolvimento do software nas demandas do cliente, e então, se torna uma ótima oportunidade para o cliente de ajudar a moldar a ferramenta da forma como gostaria.

Na ELYSIOS, a equipe utiliza ferramentas para monitoramento de erros no sistema, para detectá-los antes mesmo de o cliente perceber. Os desenvolvedores já têm experiência na resolução de erros, e buscam resolver com máxima agilidade para garantir melhor usabilidade do cliente. O escopo de desenvolvimento é alinhado constantemente com os clientes, que são questionados sobre suas principais demandas.

4 Segurança das informações

Os sistemas digitais que trabalham com coleta e gestão de dados precisam ser de grande robustez e segurança contra ataques cibernéticos de hackers, pois estes crimes estão ocorrendo frequentemente contra diversas empresas do mundo.

Segundo a Kaspersky, líderes mundiais em segurança cibernética, os ataques hacker a pequenas e médias empresas no Brasil crescem 41% de janeiro a abril de 2022. E as empresas de grande porte não estão isentas: no ano de 2021, a maior companhia de proteína do mundo (JBS), e a maior companhia de varejo de roupas (Lojas Renner) sofreram ataques de hackers, e no caso da primeira, desembolsaram a quantia de 11 milhões de dólares pelo resgate dos dados. 

Isso nos mostra que trabalhar com um sistema seguro evita diversas possíveis dores de cabeça no futuro.

Desenvolver a própria ferramenta ou contratar empresa para desenvolver

Quando se desenvolve um software, é indispensável a participação de um especialista em segurança de dados na equipe para garantir que todas as informações que transitam pelo sistema estarão totalmente seguras. Isso representa uma necessidade a mais no time de TI, e nem todas “software houses” podem dispor de um profissional com esta especialidade. 

Muitas vezes, acaba não sendo feita uma estrutura completa e robusta, considerando a arquitetura de segurança de dados e atendimento das normas de LGPD (Lei Geral da Proteção de Dados), o quê representa sérios riscos à integridade da empresa.

Contratar ferramenta disponível no mercado

As empresas da SaaS geralmente são muito estressadas e questionadas quanto a segurança da informação, visto que é uma condição exigida pelos clientes com frequência. O mesmo se diz quanto à LGPD, uma exigência para empresas do setor. Ou seja, o manejo responsável e seguro dos dados é uma obrigação legal da empresa contratada.

No caso da ELYSIOS, os dados do cliente alimentados na plataforma Demetra são criptografados na ”nuvem” da Amazon AWS, uma das mais robustas e seguras da atualidade. Isso oferece proteção contra ataques cibernéticos e roubo de dados. Inclusive, a ELYSIOS conta com um profissional dedicado estritamente à segurança de dados.

5 Customização

Desenvolver a própria ferramenta ou contratar empresa para desenvolver

Construir uma ferramenta do zero oferece o benefício de customização, desde que o time de desenvolvimento consiga implementar as demandas baseado nos desafios tecnológicos que elas propõem. No entanto, quanto maior for o nível de exigência, mais tempo levará para a ferramenta ficar pronta e ser implementada na prática.

Contratar ferramenta disponível no mercado

Ao buscar por ferramenta de mercado, é necessário encontrar aquela que melhor atenda às demandas, ou que esteja disposta a se adaptar para atender. No entanto, é provável encontrar softwares que não apenas atendam às demandas, mas que tragam lógicas, interface e recursos inovadores, de alta qualidade, que não teriam sido pensadas no desenvolvimento interno de uma ferramenta. 

Isso ocorre porque as ferramentas disponíveis no mercado há anos são ministradas por empresas que se especializam e canalizam sua energia somente neste trabalho, e ao longo do tempo já evoluíram sua plataforma de forma consistente e contínua, baseado no feedback de diversos clientes. Ou seja, já são muito bem “calejadas”.

E como mencionado, se não for possível encontrar uma ferramenta que atenda 100% dos requisitos, algumas empresas de SaaS se colocam a disposição para entender as necessidades do cliente e implementar as melhorias ao longo do tempo. No caso da ELYSIOS, são os clientes que direcionam quais serão os próximos recursos que serão desenvolvidos na plataforma Demetra.

Em suma, é uma alternativa que o cliente possui para escolher quais serão as novas funcionalidades que irão compor a ferramenta, sem precisar pagar diretamente pelo desenvolvimento delas. Inicia-se um projeto com a plataforma “da forma que se encontra”, e as melhorias são incorporadas ao longo do tempo.

6 Treinamento e Suporte

Desenvolver a própria ferramenta ou contratar empresa para desenvolver

Ter a ferramenta em mãos é uma etapa importante, mas não é tudo. É necessário também a capacitação dos usuários que vão usá-la. Para que as informações sejam coletadas e gerenciadas da forma correta, é essencial que os responsáveis tenham total domínio da tecnologia.

No caso de desenvolvimento próprio ou contratação de empresa para desenvolver a ferramenta, os treinamentos e capacitação geralmente são de responsabilidade interna, e demandarão tempo da equipe de TI, técnicos de campo e outros.

Contratar ferramenta disponível no mercado

Contratando um SaaS, o treinamento e suporte aos usuários fica por conta da empresa contratada, reduzindo a demanda de atenção e tempo do contratante. 

No caso da contratação da Plataforma Demetra, e ELYSIOS pode cuidar do treinamento de todos os usuários, fazendo visitas a campo, reuniões presenciais e virtuais, garantindo que todos os participantes sejam bem qualificados e atendidos. Além disso, a ELYSIOS conta com o time de sucesso, responsável por acompanhar os participantes do projeto em todas as etapas e garantir que os objetivos serão atendidos.

7 Considerações finais

Digitalizar processos da sua empresa com um sistema digital é importante e pode ser alcançado de diferentes formas. Na escolha, deve-se buscar aquela que ofereça a melhor utilização dos recursos disponíveis, como capital financeiro e tempo dos colaboradores. É importante também pensar de forma estratégica no médio e longo prazo:

• Quanto tempo posso esperar por uma ferramenta, e quanto isso vai me custar em oportunidade?
• Como será feita a adesão das novidades tecnológicas na plataforma, à medida que forem surgindo?
• Devo canalizar a atenção no desenvolvimento de uma ferramenta, ou deixar para uma empresa especialista, que foca somente nisso?

Além de ser uma tendência mundial, a opção por plataformas online adquiridas por licença acaba sendo mais vantajosa por diversos pontos, como na diminuição do risco do equívoco na decisão, pois apresentam baixo custo inicial e contratos geralmente curtos. A parceria na implementação e o suporte também são questões importantes que garantem o sucesso no processo de digitalização. O trabalho de implementação se torna fácil e evita dores de cabeça inesperadas.